Ruim een week voordat de lockdown werd afgekondigd, hebben wij besloten om ons team van medewerkers zo veel mogelijk vanuit huis te laten werken. In eerste instantie vanuit de gedachte van risicobeperking en risicospreiding. Dit alles om zo onze klanten zo goed mogelijk te kunnen blijven bedienen.

Thuiswerkplekken

Om ervoor te zorgen dat al onze medewerkers ook thuis goed konden werken, werden extra beeldschermen naar thuis verplaatst en ook de vaste werktelefoons werden mee naar huis genomen. Los van het feit dat de een thuis meer bureauruimte heeft dan de ander, werd er een vrijwel identieke werksituatie als op kantoor gecreëerd. Handig voor onze Service & Support medewerkers die op deze manier snel door kunnen schakelen naar onze IT-consultants wanneer dat nodig is.

Alle hens aan dek

Al snel werd ons duidelijk dat we extra aan de bak moesten. Te beginnen met de zorg. Om het mogelijk te maken dat hun cliënten, de ouderen, contact konden houden met hun familie en mantelzorgers hebben we Teams ingezet. Tegelijkertijd nam de vraag naar thuiswerkoplossingen enorm toe. Laptops, tablets en beeldschermen moesten in versneld tempo worden aangeschaft, ingericht en afgeleverd.

Doordat er opeens zo veel mensen tegelijkertijd thuis moesten gaan werken, was het alle hens aan dek. Niet alleen om de door ons geleverde IT-oplossingen (security, software, hardfware, etc.) te ondersteunen maar ook dat wat niet door ons was geleverd maar wel door mensen werd gebruikt om thuis te werken. Om klanten en hun medewerkers, maar zo veel mogelijk te helpen, hebben we daarom ook ondersteuning verleend op privé laptops, printers en netwerken. En gelukkig is dit in de meeste situaties goed gelukt.

Contact via Teams

Vanaf het moment dat onze medewerkers thuis zijn gaan werken, zijn wij een dagelijkse Teams meeting begonnen. Elke ochtend om half negen houden we een Teams meeting met onze consultants en medewerkers van de servicedesk. In het begin ging dit nog een beetje onwennig, maar al snel veranderde dat in een effectieve manier van communiceren.

Dat Teams goed werkt, merken wij ook bij onze klanten. We verwachten dan ook dat het gebruik van Teams na de coronacrisis niet zal verdwijnen en een vaste plek binnen ons dagelijks werk zal krijgen. Maar hoe handig Teams ook werkt, het vervangt niet het persoonlijke contact. Dat je niet even bij iemand binnen kan lopen of snel even een vraag tussendoor kan stellen, voelt zeker als een gemis.

Service op afstand

Service en ondersteuning op afstand verlenen is niets nieuws, eigenlijk is het business-as-usual. Vanzelfsprekend is door de coronacrisis het service verlenen op afstand sterk toegenomen. Daar waar we tot maart nog regelmatig op klantlocaties kwamen om ter plekke service te verlenen, is dat op dit moment alleen nog wanneer het echt niet anders kan.

Het is goed om te zien dat onze diensten erop ingericht zijn om service op afstand te kunnen leveren, maar we missen het directe klantcontact wel.